FUENTES, CELDAS Y FORMATO DE NÚMEROS.

FORMATO DE CELDAS

Fuente:

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos :

1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2 Seleccionar el menú Formato.

3 Elegir la opción Celdas...

4 Hacer clic sobre la pestaña Fuente.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.

6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

 A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo  delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).  Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.  Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.  Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.  Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.  Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la izquierda.  Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas los opciones de fuente que Excel2000 tiene por defecto.

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:  En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.  Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.  Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.  Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.  Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.  Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

ALINEACIÓN Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. 2 Seleccionar el menú Formato. 3 Elegir la opción Celdas... 4 Hacer clic sobre la pestaña Alineación. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.  Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:  GENERAL: Es la opción de Excel2000 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas. DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.  Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.  Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel2000 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.  Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.  Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.  Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola. En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:  Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.  Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.  Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.  Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.

FILAS Y COLUMNAS.

MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

Seleccionar filas y columnas

Para seleccionar una fila, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la fila.

Para seleccionar una columna, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la columna.

Insertar y eliminar filas y columnas

1. Insertar fila

• Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5.

• Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas.

• Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar filas de hoja.

• También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.

1. Insertar columna

• Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda situada en la columna existente a la derecha de aquella en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna 5, haga clic en una celda de la columna 6.

• Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas a la izquierda de la cual desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas columnas, es necesario seleccionar tres columnas.

• Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las columnas no adyacentes.

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar columnas de hoja.

• También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.

• Eliminar fila

• Para eliminar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente. Por ejemplo, para eliminar la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5.

• Para eliminar varias filas, seleccione las filas que desea eliminar. Seleccione el mismo número de filas que desea eliminar. Por ejemplo, para eliminar tres filas, es necesario seleccionar tres filas.

• Para eliminar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, después, en Eliminar filas de hoja.

• También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.
• 2Eliminar columna

• Para eliminar una única columna, seleccione la columna o una celda situada en la columna existente. Por ejemplo, para eliminar la columna 5, haga clic en una celda de la columna 5.

• Para eliminar varias columnas, seleccione las columnas que desea eliminar. Seleccione el mismo número de columnas que desea eliminar. Por ejemplo, para eliminar tres columnas, es necesario seleccionar tres columnas.

• Para eliminar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las columnas no adyacentes.

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, después, en Eliminar columnas de hoja.

• También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.

• Establecer un ancho y alto específico

• Seleccione la columna o columnas que desea cambiar.

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

• En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.

• En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.

• Seleccione la fila o filas que desea cambiar.

• En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

• En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila.

• En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee.

1. Una fila o una columna se puede ocultar cambiando el valor a cero (0) del ancho o alto de la fila o columna.
2. Seleccionar la fila o columna que desea ocultar
3. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato y en el grupo Visibilidad elija Ocultar y mostrar, a continuación, haga clic en Ocultar fila o en ocultar columna.
4. En forma directa sobre el encabezado de fila o columna con el clic derecho del mouse y luego seleccionar el comando ocultar

•  Para mostrar las filas ocultas, seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que desea mostrar.

• Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adyacentes a cada lado de las columnas que desea mostrar.

• Para mostrar la primera fila o columna oculta de una hoja de cálculo, selecciónela escribiendo A1 en el Cuadro de nombres que aparece junto a la barra de fórmulas.

• Luego en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato y En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

• En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho de columna y, a continuación, escriba el valor que desee en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna

Después de seleccionadas las filas, puede proceder de la siguiente forma:

 

Después de seleccionadas las columnas, puede proceder de la siguiente forma:

Después de seleccionadas las filas, puede proceder de la siguiente forma:

 

Después de seleccionadas las columnas, puede proceder de la siguiente forma:

Modificar el tamaño de filas y columnas

Columnas

Filas

Ocultar/mostrar filas y columnas

Ocultar

Mostrar

CAMBIO DE FUENTE

Cambiar la fuente predeterminada en Excel

De forma predeterminada, Microsoft Office Excel usa la fuente Fuente de cuerpo con el tamaño de fuente 11(que aparece como la fuente Calibri con el tamaño de fuente 11 cuando se escriben datos en una hoja de cálculo, encabezado o pie de página, o cuadro de texto). Sin embargo, se pueden cambiar la fuente y el tamaño de fuente predeterminados para todos los libros nuevos que se creen.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En Excel, haga clic en Opciones.
3. En la categoría General, debajo de Al crear nuevos libros, realice lo siguiente:
• En el cuadro Usar esta fuente, haga clic en la fuente que desee usar.
• En el cuadro Tamaño de fuente, escriba el tamaño de fuente que desee usar.
4. Haga clic en cualquier otra pestaña para volver al archivo.
5.   Para comenzar a usar la nueva fuente y el nuevo tamaño de fuente predeterminados, deberá reiniciar Excel. La nueva fuente y el nuevo tamaño predeterminados solamente se usarán en los libros que se creen después de reiniciar Excel; no afectarán a los libros creados anteriormente. Para usar la nueva fuente predeterminada, puede mover las hojas de cálculo de un libro ya existente a otro nuevo.

TAMAÑO DE LAS COLUMNAS

Lo primero que llama la atención de la hoja que aparece en la figura 6.1 es que los nombres de los vendedores no caben en sus celdas y se desbordan a la celda que hay a su derecha (el desbordamiento lo vimos en el capítulo 2).

Como recordarás, esto ocurre porque las celdas que hay a la derecha están vacías; si hubiesen estado ocupadas, sólo se vería la parte de los nombres de los vendedores que cupiesen en sus respectivas celdas (si quieres hacer la prueba, introduce cualquier texto en la celda C5 y mira lo que ocurre). Además, si fuesen números o fechas lo que se desbordase, en lugar de invadir la celda que hubiese a la derecha aparecerían las marcas de desbordamiento.

Hasta ahora, todas las columnas (y por tanto todas las celdas) de las hojas de cálculo con las que hemos estado trabajando han tenido la misma anchura. Sin embargo, lo ideal sería que pudiésemos cambiar la anchura de las columnas según necesitemos. En el caso de nuestro ejemplo, está claro que necesitaríamos aumentar la anchura de la columna B para que los nombres de los vendedores quepan correctamente en sus celdas. Esta es la manera de aumentar la anchura de cualquier columna de la hoja de cálculo:

1.  Selecciona cualquier celda de la columna cuya anchura quieras cambiar.

2.  Ejecuta el comando Formato en la cinta de opciones y selecciona la opciónAncho de columna del submenú que aparecerá. Se mostrará un cuadro de diálogo (figura 6.2).

Figura 6.2. El cuadro de diálogo Ancho de columna

3.  En este cuadro de diálogo introduce el número de caracteres que quieres que quepan en la columna.

4.  Haz clic en Aceptar. Excel cerrará el cuadro de diálogo y cambiará la anchura de la columna.

Éste que acabamos de ver es el método más general para cambiar la anchura de una columna, pero presenta un inconveniente fundamental: hay que ir haciendo pruebas (introduciendo distintos números en el cuadro de diálogo Ancho de columna) hasta encontrar la anchura que sea la adecuada.

En el caso de nuestro ejemplo, en el que la lista de nombres es muy corta, podemos ver que la anchura de la columna B debe ser suficiente para que el nombre más largo (Santiago Caballero Hidalgo) quepa en la celda. En un caso así, en el que conocemos cuál es la entrada más larga de la columna, hay un procedimiento más rápido para cambiar la anchura de la columna:

1.  Ve a la celda que contenga la entrada más larga de la lista (en nuestro ejemplo, B6).

2.  Ejecuta el comando Formato y luego selecciona la opción Autoajustar ancho de columna.

3.  Excel dará a la columna una anchura suficiente como para que el texto que hay en la celda seleccionada quepa en la misma.

Este método es mucho mejor que el primero en el caso de nuestro ejemplo pero, ¿qué harías si la lista de nombres fuese muy larga y no pudieses saber qué celda contiene el nombre más largo? En esta situación disponemos de otro método para hacer que la anchura de la columna se ajuste al texto más largo que contenga la misma, aunque no sepas cuál es. Observa que a la derecha del nombre de cada columna (A, B, C, etcétera) hay una rayita vertical que separa una cabecera de columna de otra. Luego esas rayitas continúan hacia abajo para delimitar cada columna en la pantalla. Si sitúas el puntero del ratón sobre una de esas rayitas, verás que se transforma en una flecha de dos cabezas (figura 6.3).

Figura 6.3. Observa que el puntero del ratón se transforma en una flecha de dos cabezas si lo sitúas sobre la rayita que separa dos cabeceras de columna

Una vez que el puntero del ratón esté en esa posición tienes dos opciones:

A. Si quieres ajustar automáticamente la anchura de la columna a la del texto más largo que haya en la misma, simplemente pulsa dos veces.

B.  Si quieres ajustar manualmente la anchura de la columna, haz clic y mantén pulsado el botón del ratón. Luego desplaza el ratón hacia la derecha para aumentar la anchura de la columna o hacia la izquierda para disminuirla (figura 6.4). Cuando estés satisfecho con la anchura de la columna suelta el botón del ratón.

Figura 6.4. Cambiar la anchura de la columna con el ratón

En el caso de nuestro ejemplo vamos a utilizar el ajuste automático con el ratón, así que puedes usar el método descrito en el punto A para cambiar la anchura de la columna B.

Al hacer esto vemos que la columna C sobra. Antes la usábamos para permitir que el contenido de la columna B se desbordase en ella, pero ahora ya no sirve para nada. Además, al haber aumentado la anchura de la columna B, nuestra tabla de ventas no cabe en la pantalla entera. Así pues, elimina la columna C tal y como vimos en el capítulo 2.

El resultado lo puedes ver en la figura 6.5.

Figura 6.5. La hoja de cálculo después de ajustar automáticamente con el ratón la anchura de la columna B y eliminar la columna C.